Hilfe zu IBM Domino Social Edition Administrator 9.0.1

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Einstellungsdokumente für Archivierungsrichtlinien erstellen
Zum Einrichten der Archivierung von Maildateien verwenden Sie sowohl Einstellungsdokumente für Archivierungsrichtlinien als auch Einstellungsdokumente für Archivierungskriterien. Mit dem Einstellungsdokument für Archivierungsrichtlinien können Sie optional Parameter für die Archivierungsrichtlinie festlegen und angeben, ob IBM® Notes-Benutzer Maildatenbanken archivieren und die Archivierungseinstellungen festlegen oder ändern können. Das Einstellungsdokument für Archivierungsrichtlinien kann ein oder mehrere Einstellungsdokumente für Archivierungskriterien verwenden.

Vorbereitungen

Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens Editorzugriff auf das Domino-Verzeichnis und eine der folgenden Rollen haben:

PolicyCreator-Rolle, um ein Einstellungsdokument zu erstellen
PolicyModifier-Rolle, um ein Einstellungsdokument zu ändern

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Tipp: Sie können alle Archivierungen verhindern, indem Sie die Einstellung Archivierung nicht zulassen auswählen und die Richtlinie auf eine Gruppe von Benutzern anwenden. Wenn Sie die private Archivierung nicht zulassen, können Benutzer diese Einstellungen weder ändern, noch können sie private Archivierungseinstellungen erstellen.

Wenn Sie die Archivierung zulassen, können Sie mit dem Einstellungsdokument für Archivierungsrichtlinien festlegen, ob die Archivierung von einem Server oder vom Client eines Benutzers ausgeführt werden soll. Außerdem können Sie die Quell- und Zielarchivierungssysteme angeben. Wenn die Archivierung clientbasiert erfolgt, können Sie auch einen Archivierungszeitplan festlegen. Sie können bei Bedarf auch den Namen und den Speicherort der vorgegebenen Archivprotokolldatei ändern. Sie können zudem eine Richtlinie einrichten, die festlegt, dass die Archivierung vom Client des Benutzers durchgeführt werden soll, um dem Benutzer zu ermöglichen, die Zeitplan- und Archivierungskriterien zu definieren.

Die hier angegebenen Informationen gelten für Notes-Clients. Weitere Informationen zum Einrichten einer Archivierung mithilfe von Richtlinien für IBM iNotes finden Sie in der Produktdokumentation von IBM iNotes Administration unter den zugehörigen Informationen.

Prozedur

1. Klicken Sie in IBM Domino Administrator auf das Register Personen und Gruppen und öffnen Sie anschließend die Ansicht Einstellungen.

2. Klicken Sie auf Einstellungen hinzufügen und wählen Sie anschließend Archivierung aus.

3. Nehmen Sie im Register Allgemein Einstellungen für die folgenden Felder vor:

Name - Geben Sie einen Namen ein, der die Benutzer oder Einstellungen identifiziert.
Beschreibung - Geben Sie eine Beschreibung der Einstellungen ein.

4. Optional: Wählen Sie unter Archivierungsoptionen eine der folgenden Optionen aus, wenn Sie die Archivierung nicht zulassen möchten. Standardmäßig wird beides zugelassen.

Archivierung nicht zulassen - Um keine Archivierung zuzulassen. Das Kontrollkästchen Aufräumen des Kalenders zulassen wird angezeigt. Es ist standardmäßig aktiviert, Sie können es aber deaktivieren, wenn Sie verhindern möchten, dass Benutzer Funktionen zum Aufräumen des Kalenders ausführen. Speichern Sie das Dokument.
Private Archivierungskriterien nicht zulassen - Um Notes-Benutzer daran zu hindern, private Archivierungseinstellungen zu erstellen oder die in diesem Einstellungsdokument definierten Archivierungseinstellungen zu ändern.

5. Wählen Sie unter Archivierung erfolgt auf eine der folgenden Optionen aus:

Lokale Workstation des Benutzers - Um den Archivierungsprozess mithilfe der Workstation des Notes-Clients auszuführen (Vorgabe).
Server - Um einen Server für den Archivierungsprozess zu verwenden. Wenn Sie diese Option auswählen, müssen Sie ein Programmdokument erstellen, um die Compact-Task auszuführen.

6. Geben Sie unter Zu archivierende Quellendatenbank befindet sich auf den Server an, auf dem sich die zu archivierende Maildatei befindet. Wählen Sie einen der folgenden Werte aus:

Lokal - Periodische Archivierungsfunktionen werden in einer lokalen Replik der Maildatei auf der Workstation des Benutzers ausgeführt.
Bestimmter Server - Wählen Sie diese Option, wenn sich die Maildatei auf einem anderen Server als dem Mail-Server des Benutzers befindet. Geben Sie den Namen des Servers an. Periodische Archivierungsfunktionen werden in einer Replik der Maildatei auf dem angegebenen Server ausgeführt.
Mail-Server - Wählen Sie diese Option, wenn sich die Maildatei auf dem im Arbeitsumgebungsdokument des Benutzers angegebenen Mail-Server befindet (Vorgabe). Periodische Archivierungsfunktionen werden in einer Replik der Maildatei auf dem im Arbeitsumgebungsdokument angegebenen Mail-Server des Benutzers ausgeführt.

Anmerkung:

Diese Einstellung gilt nur für die periodische Replizierung. Wenn ein Benutzer mehrere Repliken seiner Maildatei besitzt, werden Funktionen für die periodische Replizierung nur in der hier angegebenen Replik ausgeführt. Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf die Möglichkeit für den Benutzer, die Archivierung zu initiieren, wenn die Archivierung für die Ausführung durch den Client konfiguriert ist.

7. Geben Sie unter Zieldatenbank befindet sich auf den Server oder die Workstation an, auf der die Archivdatenbank und das Archivprotokoll gespeichert werden sollen. Wenn der Benutzer die Möglichkeit hat, Archivierungsfunktionen zu initiieren, d. h., wenn die Archivierung zur Ausführung auf dem Notes-Client konfiguriert ist, müssen Sie dem Benutzer zum Erstellen einer Archivdatenbank Erstellzugriff auf dem Zielserver erteilen. Wählen Sie einen der folgenden Werte aus:

Lokal - Um die Mailarchivdatenbank auf der Workstation des Benutzers zu erstellen (steht nur für clientbasierte Archivierung zur Verfügung).
Bestimmter Server - Um die Maildatei auf einem anderen Server als dem Mail-Server zu erstellen. Geben Sie anschließend den Namen des Servers an.
Mail-Server - Um die Mailarchivdatenbank auf dem Mail-Server des Benutzers zu erstellen.

8. Führen Sie im Register Auswahlkriterien einen oder mehrere der folgenden Schritte aus:

Klicken Sie auf Neue Kriterien, um ein neues Einstellungsdokument für Archivierungskriterien zu erstellen. Klicken Sie anschließend auf Kriterien hinzufügen und wählen Sie das neu definierte Kriteriendokument aus. Anweisungen zum Angeben von Details der Kriterien in dem neuen Dokument finden Sie in den verwandten Themen.
Klicken Sie auf Kriterien hinzufügen und wählen Sie anschließend ein oder mehrere Einstellungsdokumente für Archivierungskriterien aus, die zu den Archivierungseinstellungen hinzugefügt werden sollen.
Klicken Sie auf Kriterien entfernen und wählen Sie anschließend ein oder mehrere Einstellungsdokumente für Archivierungskriterien aus, die aus den Archivierungseinstellungen entfernt werden sollen.

9. Klicken Sie auf das Register Protokollierung. Aktivieren Sie unter Archivprotokoll das Feld Alle Archivierungsvorgänge in einer Protokolldatenbank aufzeichnen, um die Archivierungsvorgänge in einer Protokolldatenbank zu protokollieren (Vorgabe).

10. Optional: Wenn Sie den Speicherort des Protokollverzeichnisses und den Namen der Protokolldatei ändern möchten, nehmen Sie die Änderungen in den folgenden entsprechenden Feldern vor.

Tabelle 1. Felder zum Angeben des Protokollverzeichnisses und des Namens der Protokolldatei

Feld	Aktion
Protokollverzeichnis	Die Vorgabe lautet `Archiv`. Geben Sie bei Bedarf einen neuen Namen ein.
Protokollpräfix	Vorgabe ist der Buchstabe "l" gefolgt von einem Unterstrich (_). Geben Sie bei Bedarf ein neues Präfix ein.
Protokollsuffix	Die Vorgabe ist .NSF. Geben Sie ein beliebiges anderes Suffix ein, das Sie verwenden möchten.
Anzahl Zeichen des Originaldateinamens	Die Vorgabe ist 50. Wenn Sie diese ändern möchten, geben Sie die Anzahl der Zeichen ein, die Sie vom Namen der Maildatei des Benutzers verwenden möchten, um den Namen für das Archivprotokoll zu erstellen.

11. Führen Sie im Feld Dokumentlinks zu archivierten Dokumenten aufnehmen einen der folgenden Schritte aus:

Aktivieren Sie dieses Feld, um Links zu archivierten Dokumenten in das Protokoll aufzunehmen (Vorgabe). Wenn Sie Links aufnehmen, können Benutzer archivierte Dokumente aus der Protokolldatenbank heraus öffnen.
Deaktivieren Sie das Feld, um Links zu archivierten Dokumenten nicht in das Protokoll aufzunehmen. Wenn Sie keine Links aufnehmen, müssen Benutzer die Archivdatenbank öffnen, um die archivierten Dokumente anzeigen zu können.

12. Führen Sie im Register Zeitplan für das Feld Geben Sie einen clientbasierten Archivierungszeitplan an einen der folgenden Schritte aus:

Aktivieren Sie dieses Feld, um einen Zeitplan für die clientbasierte Archivierung einzurichten, und legen Sie anschließend den Zeitplan fest, indem Sie Schritt 13 ausführen.
Deaktivieren Sie dieses Feld und fahren Sie mit Schritt 14 fort. Für die Benutzer ist kein Archivierungszeitplan festgelegt, sie können jedoch ihren eigenen Archivierungszeitplan festlegen.

13. Optional: Wenn Sie die Option Geben Sie einen clientbasierten Archivierungszeitplan an aktiviert haben, geben Sie Werte in eines oder mehrere der folgenden Felder ein.

Tabelle 2. Felder für die Definition eines Archivierungszeitplans für einen Benutzer

Feld	Aktion
Benutzer dürfen Zeitplan ändern	Benutzer können den vorgegebenen Zeitplan ändern und so einen eigenen Zeitplan festlegen.
Häufigkeit	Wählen Sie einen der folgenden Werte aus: Täglich - Wählen Sie anschließend die Wochentage aus, an denen die Archivierung stattfinden soll. Wöchentlich - (Vorgabe) Wählen Sie anschließend den Wochentag aus, an dem die Archivierung stattfinden soll.
Startzeiten	Geben Sie die Startzeiten an. Die Vorgabe lautet 12:00 Uhr. Anmerkung: Damit die geplante Archivierung ausgeführt werden kann, muss der Notes-Client ausgeführt werden.
Jede Woche am	Geben Sie den Tag an, wenn Wöchentlich festgelegt wurde. Die Vorgabe lautet "Dienstag".

14. Geben Sie ebenfalls im Register Zeitplan unter Speicherort die Speicherorte an, von denen aus die Archivierung ausgeführt werden soll. Wenn Sie beispielsweise die clientbasierte Archivierung verwenden, können Sie die Archivierung nur von der Workstation eines Benutzers aus ausführen, nicht von einer Insel (ohne Verbindung) oder wenn der Benutzer sich eingewählt hat. Wählen Sie einen der folgenden Werte aus:

Beliebiger Speicherort - Die Archivierung erfolgt von einem beliebigen Speicherort aus.
Bestimmter Speicherort - Geben Sie anschließend einen oder mehrere Speicherorte an.

15. Nehmen Sie im Register Erweitert Einstellungen für die folgenden Felder vor:

Tabelle 3. Felder im Register "Erweitert"

Feld	Aktion
Dokument nur löschen, wenn die Kriterien auch alle Antworten löschen	Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Aktivieren Sie diese Option (Vorgabe), um sicherzustellen, dass ein Dokument nur gelöscht wird, wenn die Antwortdokumente des Dokuments die Archivierungskriterien erfüllen und ebenfalls gelöscht werden können. Mit dieser Option verhindern Sie das Verwaisen von Dokumenten in hierarchischen Ansichten. Deaktivieren Sie die Option, um Dokumente zu löschen, ohne vorher zu überprüfen, ob Antwortdokumente vorliegen. Anmerkung: Diese Einstellung gilt nicht für Kalender- und Terminplanungsdokumente, die immer überprüft werden, um zu verhindern, dass sie versehentlich verwaisen.
Maximale Aufbewahrungsdauer von Dokumenten:	Geben Sie für alle Benutzer, die von dieser Richtlinie betroffen sind, die Anzahl der Tage, Monate oder Jahre an, die der maximale Aufbewahrungszeitraum für das Löschen und Archivieren von Dokumenten umfasst. Wenn die private Archivierung aktiviert und eine Einstellung für die maximale Aufbewahrungszeit festgelegt wurde, können Benutzer keine Kriterien definieren, die umfangreicher als die Einstellung für die maximale Aufbewahrungszeit sind. Angenommen, die maximale Aufbewahrungszeit ist auf zwei Jahre festgelegt. Benutzer können Kriterien definieren, die Dokumente auswählen, die in einem Zeitraum von bis zu 24 Monaten erstellt, geändert oder geöffnet wurden oder abgelaufen sind. Wenn Benutzer versuchen, Kriterien zu speichern, die sich auf mehr als 24 Monate (zwei Jahre) erstrecken, wird ein Fehler generiert.
Benutzerdefiniertes Ablauffeld verwenden:	Aktivieren Sie diese Option, damit Administratoren ihren eigenen Feldnamen für das Ablaufdatum für ein Archivdokument erstellen können.
Name des benutzerdefinierten Ablauffeldes:	Geben Sie einen Feldnamen für das Ablaufdatum von archivierten Dokumenten an. Archivierungskriterien, die Dokumente abhängig vom Ablaufdatum auswählen, verwenden nun den hier angegebenen Feldnamen.

16. Speichern Sie das Dokument.

Zugehörige Konzepte
Wissenswertes über Mailarchivierung und Richtlinien

Zugehörige Tasks
Einstellungsdokumente für Archivierungskriterien erstellen
Richtliniendokumente erstellen

Zugehörige Informationen
Produktdokumentation von IBM iNotes Administration

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