Bei der Mailarchivdatenbank handelt es sich um eine Notes-Datenbank, auf die Sie wie auf jede andere Notes-Datenbank zugreifen können. Die Ansichten des Mailarchivs eines Benutzers spiegeln die Ansichten in der Maildatei wieder und enthalten alle Ordner, die bei der Archivierung der Mail vorhanden waren. Auf diese Weise können Benutzer archivierte Nachrichten problemlos in ihren Archivdatenbanken finden und abrufen.

Sie können auch die Einstellungen für die Archivierungsrichtlinie verwenden, um eine Dokumentaufbewahrungsrichtlinie für Ihre Maildateien zu definieren. Mithilfe der Dokumentaufbewahrung definieren Sie die Kriterien für alte Dokumente und löschen sie anschließend einfach aus der Maildatenbank, ohne sie zu archivieren.

Wenn Sie in Ihren Richtlinien keine Einstellungen für die Archivierungsrichtlinie aufnehmen möchten, können Notes-Benutzer ihre Maildateien dennoch mithilfe der Archiveinstellungen in ihren Maildateien archivieren.

Die Archivierung von Maildateien ist ein dreistufiger Prozess, der die Dokumentauswahl, das Kopieren der Dateien in eine Archivdatenbank und das Bereinigen der Maildatei umfasst.

• Dokumentauswahl - Hier erfolgt die Auswahl der zu archivierenden Dokumente basierend auf Aktivitäten und der Ordnerauswahl. Sie können beispielsweise ein Dokument als alt definieren, wenn es länger als 365 Tage nicht geändert wurde. Anschließend können Sie alle Dokumente archivieren, die diesem Kriterium entsprechen, oder Sie können nur Dokumente in bestimmten Ordnern archivieren, die diesem Kriterium entsprechen.
• Kopieren - Ausgewählte Dokumente werden aus der Mail-Quellendatei in eine Archivdatenbank kopiert.
• Bereinigen der Maildatei - Die Größe der Maildatei wird reduziert, indem archivierte Dokumente gelöscht oder gekürzt werden. Wenn die Archivierung so konfiguriert ist, dass Dokumente gekürzt werden (also ihre Größe verringert wird), werden Anhänge entfernt und es wird entweder der gesamte Haupttext der Nachricht entfernt oder alles, was im Hauptteil über 40 KB hinausgeht.

Client- und serverbasierte Archivierung

Wenn Sie die Archivierung mithilfe von Richtlinien verwalten, verwenden Sie entweder die serverbasierte oder die clientbasierte Archivierung. In beiden Fällen können Sie die Dateien auf einem Server archivieren. Die Begriffe "serverbasiert" oder "clientbasiert" beziehen sich auf den Ort, an dem der Archivierungsprozess stattfindet, entweder auf einem Server oder auf einer Workstation des Clients. Wenn Sie Dateien auf einem Server archivieren möchten, müssen Sie ein Programmdokument erstellen, um die Server-Task "Compact" auszuführen. Wenn Sie die clientbasierte Archivierung wählen, muss die Workstation laufen, damit die Dokumente archiviert werden können. Wenn die Archivierung für einen Zeitpunkt geplant ist, zu dem die Workstation nicht läuft, wird die Archivierung nicht ausgeführt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl, Maildateien zu archivieren:

• Serverbasierte Archivierung - Mithilfe dieser Option werden die Dateien auf dem Mail-Server selbst archiviert, oder auf einem anderen Server, den Sie als Archivserver festlegen.
• Clientbasierte Archivierung - Mithilfe dieser Option wird die Maildateiarchivierung auf den einzelnen Workstations ausgeführt. Mail wird entweder auf dem Mail-Server, auf einem festgelegten Server oder auf den lokalen Workstations archiviert.

Aufgrund der folgenden Probleme bei der Archivierung von Maildateien verwendet der Administrator von Renovations die richtlinienbasierte Archivierung:

• Der Speicherplatz auf dem Mail-Server ist begrenzt.
• Renovations benötigt einen zentralisierten Archivserver.
• Die Archivierung kann nicht während der Hauptarbeitszeit stattfinden.
• Die Endbenutzer sollen ihre Archivierungseinstellungen nicht steuern dürfen.
• Notes-Clients werden nicht sofort implementiert.

• Archivierungseinstellungen werden zentral vom Administrator verwaltet und erzwungen. Benutzer dürfen Archivierungseinstellungen nicht erstellen oder ändern.
• Die serverbasierte Archivierung wird von einem Mail-Server aus für einen angegebenen Archivserver aktiviert.
• Der angegebene Archivserver ist ein Domino 8-Server, sodass Richtlinien in einer gemischten Umgebung erzwungen werden können.
• Die Archivierung wird so geplant, dass sie außerhalb der Arbeitszeit stattfindet.
• Optional kann eine Reduzierung (das Entfernen von Anhängen und Haupttext von Mail unter Beibehaltung der Kopfzeileninformationen) hilfreich sein, abhängig davon, ob auf dem Mail-Server ausreichend Speicherplatz vorhanden ist.

Zugehörige Tasks
Compact mithilfe eines Programmdokuments ausführen
Einstellungsdokumente für Archivierungsrichtlinien erstellen
Richtliniendokumente erstellen

Zugehörige Informationen
Produktdokumentation von IBM iNotes Administration

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