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Einstellungsdokumente für Archivierungskriterien erstellen
Mithilfe eines Einstellungsdokuments für Archivierungskriterien definieren Sie einen Satz an Kriterien, die beim Archivieren von Maildokumenten eines IBM® Notes-Benutzers von einem Einstellungsdokument für Archivierungsrichtlinien zu verwenden sind.

Vorbereitungen

Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens Editorzugriff auf das Domino-Verzeichnis und eine der folgenden Rollen haben:

PolicyCreator-Rolle, um ein Einstellungsdokument zu erstellen
PolicyModifier-Rolle, um ein Einstellungsdokument zu ändern

Prozedur

1. Klicken Sie in IBM Domino Administrator auf das Register Personen und Gruppen und öffnen Sie anschließend die Ansicht Einstellungen.

2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Wählen Sie das Einstellungsdokument für Archivierungsrichtlinien aus, für das Sie Archivierungskriterien erstellen möchten, und klicken Sie anschließend auf Einstellungen bearbeiten.
Klicken Sie auf Einstellungen hinzufügen und wählen Sie anschließend Archivierung aus, um ein neues Einstellungsdokument für Archivierungskriterien zu erstellen.

3. Klicken Sie auf das RegisterAuswahlkriterien und anschließend auf Neue Kriterien.

4. Geben Sie im Register Allgemein die folgenden Informationen ein.

Tabelle 1. Felder im Register "Allgemein"

Feld	Aktion
Name	Geben Sie einen die Archivierungskriterien identifizierenden Namen ein. Wenn Sie einem Einstellungsdokument für Archivierungsrichtlinien Kriterien hinzufügen, wird dieser Name im Auswahlfeld angezeigt. Dieser Name wird außerdem in der Gliederung des Mailordners des Benutzers unter Aktionen -> Archiv angezeigt.
Beschreibung	Geben Sie eine Beschreibung der Kriterien ein.
Archivierungskriterien aktivieren	Führen Sie eine der folgenden Anweisungen aus: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Archivierungskriterien zu verwenden. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie Archivierungskriterien zur späteren Verwendung erstellen.

5. Wählen Sie für Wie sollen Dokumente archiviert werden? eine der folgenden Optionen aus:

Alte Dokumente in Archivdatenbank kopieren; dann Datenbank bereinigen - Um Dokumente in die Archivdatenbank zu archivieren (kopieren) und anschließend die Maildatenbank des Benutzers zu bereinigen (diese Dokumente zu löschen bzw. ihre Größe zu verringern).
Datenbank ohne Archivierung bereinigen - Um Dokumente aus der Maildatenbank des Benutzers zu löschen, ohne sie in eine Archivdatenbank zu kopieren. Verwenden Sie diese Einstellung, um Richtlinien für die Dokumentenaufbewahrung zu erzwingen, durch die alle Dokumente nach einem angegebenen Zeitraum gelöscht werden.

6. Wenn Sie für Wie sollen Dokumente bereinigt werden? die Option zum Kopieren alter Dokumente angeben, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

Ältere Dokumente aus der Datenbank löschen - Um Kopien von archivierten Dokumenten zu löschen, die in der Maildatenbank des Benutzers verbleiben.
Größe der Dokumente in der Datenbank verringern - Um die Kopien der archivierten Dokumente zu kürzen, die in der Maildatenbank des Benutzers verbleiben. Wählen Sie anschließend eine der folgenden Optionen aus:

7. Geben Sie unter Welche Dokumente sollen bereinigt werden? die Kriterien an, die die Dokumente definieren, die für die Archivierung infrage kommen. Wählen Sie einen der folgenden Werte aus:

Älter als - Um das Datum, zu dem das Einstellungsdokument für Archivierungskriterien erstellt wurde, als Anfangsdatum für den Aufbewahrungszeitraum des Dokuments anzugeben. Dokumente, die vor diesem Datum erstellt wurden, kommen für die Archivierung in Frage.
Auf die nicht zugegriffen wurde seit mehr als - Um die Dokumente anzugeben, die im angegebenen Zeitrahmen nicht geöffnet wurden. Verwenden Sie diese Option nur, wenn die Datenbankeigenschaft "LastAccessed-Eigenschaft verwalten" festgelegt ist. Wenn diese Eigenschaft nicht festgelegt ist, werden anhand der Kriterien keine zu archivierenden Dokumente gefunden. Geben Sie einen Zeitraum an.
Die nicht geändert wurden seit mehr als - Um Dokumente anzugeben, die im angegebenen Zeitrahmen nicht geändert wurden (Vorgabe). Geben Sie anschließend einen Zeitraum an. Diese Einstellung wird empfohlen.
Mit einem Ablaufdatum älter als - Um Dokumente anzugeben, die als abgelaufen markiert wurden. Ein Dokument kommt für die Archivierung infrage, wenn sein Ablaufdatum vor dem angegebenen Datum liegt.

8. Optional: Wenn Sie eine benutzerdefinierte Mailschablone verwenden, geben Sie Werte in die folgenden Felder ein.

Schablonenserver wechseln - Wählen Sie den Namen des Servers aus, auf dem die Mailschablone gespeichert ist.
Schablone wählen - Wählen Sie den Namen der benutzerdefinierten Mailschablone aus.

9. Wählen Sie In Ansichten oder Ordnern aus, um alle Dokumente in den ausgewählten Ansichten und Ordnern gemäß den in den Schritten 5 bis 8 festgelegten Kriterien zu bereinigen.

10. Optional: Klicken Sie auf das Register Ziel und ändern Sie beliebige der folgenden Felder, wenn Sie den Speicherort der Archivdatenbank ändern möchten.

Tabelle 2. Felder im Register "Ziel"

Feld	Aktion
Archivverzeichnis	Vorgabe ist "Archiv". Geben Sie bei Bedarf einen neuen Namen ein.
Archivpräfix	Vorgabe ist der Buchstabe "a" gefolgt von einem Unterstrich (_). Geben Sie bei Bedarf ein neues Präfix ein.
Archivsuffix	Die Vorgabe ist .NSF. Wenn Sie ein anderes Suffix als NSF verwenden möchten, geben Sie ein anderes Suffix für den Namen der Archivdatenbank ein.
Anzahl Zeichen des Originaldateinamens	Die Vorgabe ist 50. Wenn Sie diese ändern möchten, geben Sie die Anzahl der Zeichen ein, die Sie vom Namen der Maildatei des Benutzers verwenden möchten, um den Namen für die Archivdatenbank zu erstellen.

Anmerkung: Klicken Sie auf den Link Beispiel anzeigen, wenn Sie das Ergebnis Ihrer Auswahl anzeigen möchten, bevor Sie die Einstellungen für die Archivierungskriterien speichern.

11. Speichern Sie das Dokument.

Zugehörige Konzepte
Wissenswertes über Mailarchivierung und Richtlinien
Mit dem Mailarchivprotokoll arbeiten

Zugehörige Tasks
Einstellungsdokumente für Archivierungsrichtlinien erstellen

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