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Um sich nach den für Ihr Unternehmen gültigen Gesetzen oder Regularien zu richten, muss Ihre Organisation möglicherweise eine Kopie jeder Nachricht speichern, die vom lokalen Mailsystem verarbeitet wurde, und diese dauerhaft speichern oder anderweitig verarbeiten. Beispielsweise könnte es in Behörden die Anweisung geben, Kopien aller mit Transaktionen im Zusammenhang stehenden Nachrichten zu speichern.
Die Mailaufzeichnung ermöglicht Administratoren das Erfassen einer Kopie bestimmter Nachrichten, die der Router mithilfe des Domino-Systems verarbeitet. Die Aufzeichnung erfasst entweder alle vom Router verarbeiteten Nachrichten oder nur Nachrichten, die bestimmten vordefinierten Kriterien entsprechen. Wenn die Mailaufzeichnung aktiviert ist, prüft Domino Nachrichten in der Reihenfolge, in der sie durch die MAIL.BOX geleitet werden, und speichert Kopien der ausgewählten Nachrichten in einer Domino-Datenbank für die Mailaufzeichnung (MAILJRN.NSF), aus der sie später abgerufen und angezeigt werden können. Die Mailaufzeichnung funktioniert zusammen mit Mailregeln. Sie können eine Aufzeichnungsregel erstellen, um die Kriterien festzulegen, nach denen Nachrichten aufgezeichnet werden sollen. Sie können beispielsweise Nachrichten aufzeichnen, die an oder von bestimmten Personen, Gruppen oder Domänen gesendet werden. Bevor der Router die Nachrichten in die Datenbank für die Mailaufzeichnung stellt, verschlüsselt er sie, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen sie prüfen können. Das normale Routing einer Nachricht wird durch das Aufzeichnen nicht unterbrochen. Wenn der Router eine Nachricht in die Datenbank für die Mailaufzeichnung kopiert hat, leitet er sie an den vorgesehenen Empfänger weiter.
Die Domino-Mailaufzeichnung unterscheidet sich von der Nachrichtenarchivierung. Die Aufzeichnung funktioniert dynamisch, wobei von jeder Nachricht eine Kopie erstellt wird, wenn sie über die MAIL.BOX an ihr Ziel weitergeleitet wird. Die Kopie wird anschließend in die Datenbank für die Mailaufzeichnung gestellt. Eine Kopie der Nachricht wird selbst dann gespeichert, wenn der Empfänger oder ein Agent, der als Empfänger der Maildatei agiert, sie sofort nach dem Empfangen löscht. Die Archivierung wird verwendet, um die Größe einer aktiven Maildateidatenbank zu reduzieren, indem Nachrichten aus einem Speicherort gelöscht und in eine Offline-Datenbank verschoben werden, die sich in der Regel zur Langzeitspeicherung an einem anderen Speicherort befindet. Die Archivierung wird für bereits zugestellte Nachrichten ausgeführt. Die Aufzeichnung wird vom Server automatisch ausgeführt, während die Archivierung ein manueller Vorgang ist, der von Endbenutzern an ihren eigenen Maildateien vorgenommen wird. Endbenutzer können in einem Maildateiarchiv nach Nachrichten suchen und diese abrufen, aber nur ein berechtigter Administrator kann die Datenbank für die Mailaufzeichnung bearbeiten.
Sie können die Domino-Mailaufzeichnung in Verbindung mit Archivierungsprogrammen von Fremdanbietern verwenden, um den Anforderungen für eine Langzeitspeicherung gerecht zu werden.
Um den Zugriff auf bestimmte Aufzeichnungsroutinen zu ermöglichen, implementiert Domino mehrere EM-Hooks (Extension Manager). Mithilfe von EM-Hooks kann eine ausführbare Programmbibliothek, z. B. eine DLL (Dynamic Link Library) oder eine Shared Object Library, eine Callback-Routine registrieren, die vor, nach oder vor und nach der Ausführung ausgewählter Operationen in Domino aufgerufen werden. Mithilfe von EM-Hooks können Entwickler die Mail-Verarbeitung anpassen. Beispielsweise können EM-Hooks und die Journaling-Task zusammen mit einem Archivierungsprogramm eines Fremdanbieters verwendet werden, um bestimmte Nachrichten direkt an ein Archiv weiterzuleiten. Weitere Informationen zum Extension Manager finden Sie im IBM® Lotus C API Toolkit für Notes/Domino unter Zusätzliche Dokumentationsressourcen in den verwandten Themen.
Anmerkung: Wenn Sie den Domino Attachment and Object Service (DAOS) für Maildatenbanken verwenden, um die Vorgaben zur Dokumentaufbewahrung zu erfüllen, müssen Sie beim Archivieren der Mailaufzeichnungsdatenbanken auch eine Kopie des Anhangsrepositorys speichern. Das Repository besteht aus einer Gruppe von Ordnern und .NLO-Dateien, deren Speicherort im Register "DAOS" des Serverdokuments angegeben ist. Ein Teil der Daten, die zur Erfüllung von Auflagen erforderlich sind, befindet sich in diesen Dateien. Sie können ein Backup-Dienstprogramm verwenden, um die Dateien und Ordner zu kopieren.
Mailaufzeichnung einrichten
Gehen Sie wie folgt vor, um die Aufzeichnung zu konfigurieren:
Zugehörige Tasks Server-Mailregeln festlegen Backup von Servern, die an der Anhangskonsolidierung (DAOS) teilnehmen
Zugehörige Verweise Zusätzliche Dokumentationsressourcen